Ako zabezpečiť dokument vo Worde 2007

V každom dokumente môžeme obmedziť formátovanie na vybrané štýly a aj spôsob úpravy ďalšími užívateľmi. Úpravy je možné aj úplne zakázať.

V tomto článku si ukážeme možnosti ochrany dát v dokumentoch Wordu 2007 .

Aby sme mohli určiť požadované obmedzenia, musíme spustiť bočný panel Obmedziť formátovanie a úpravy. Panel spustíme nasledovným spôsobom:

1. Klikneme na kartu Posúdiť.
2. V skupinovom rámčeku Zabezpečiť klikneme na tlačidlo Zabezpečiť dokument ( obrázok 52_1 ).
3. Po kliknutí na tlačidlo sa zobrazí ponuka tlačidla ( obrázok 52_2 ).
4. Na pravej strane aplikácie sa zobrazí panel Obmedziť formátovanie a úpravy ( Obrázok 52_3 )

Obmedziť formátovanie a úpravy

Bočný panel štandardne obsahuje tri časti:

• Obmedzenia formátovania
• Obmedzenia úprav
• Spustenie presadzovania

Kombináciou prvých dvoch môžeme nastaviť rôzne obmedzenia. Tretia časť slúži na spustenie obmedzení.

Obmedzenia formátovania

Obmedzenie formátovania na vybrané štýly znamená, že užívateľ nebude môcť meniť štýly a nebude môcť priamo formátovať dokument. Formátovanie dokumentu bude možné iba pomocou povolených štýlov.

Obmedzenie formátovania na vybrané štýly sa nastavuje v dialógovom okne Obmedzenia formátovania, ktoré sa zobrazí, keď klikneme na odkaz Nastavenie....

Obmedzenia potvrdíme stlačením tlačidla OK.

Po stlačení tlačidla OK sa môže zobraziť hlásenie: Tento dokument môže obsahovať nepovolené formátovanie alebo štýly. Chcete ich odstrániť? . Nepovolené formátovanie alebo štýly sú také, ktoré neboli vybrané v dialógovom okne Obmedzenia formátovania.

• Ak chcete odstrániť nepovolené štýly alebo formátovanie, kliknite na tlačidlo Áno.
• Ak chcete zachovať formátovanie alebo štýly v dokumente, kliknite na tlačidlo Nie.
  Treba myslieť na to, že používatelia potom nebudú mať možnosť používať tieto štýly alebo formátovanie pri úprave dokumentu.

Obmedzenia úprav

V tejto časti môžeme obmedziť typ úpravy dokumentu, pričom môžeme úpravy aj úplne zakázať alebo povoliť len pre určitú skupinu používateľov. Na výber sú k dispozícii štyri typy úprav:

• Sledované zmeny – údaje v dokumente je možné meniť pomocou funkcie sledované zmeny
• Komentáre – údaje, ktoré obsahuje dokument sa nedajú meniť, dajú sa písať iba komentáre
• Vypĺňanie formulárov – užívateľ bude môcť iba vyplniť formulár
• Žiadne zmeny (iba na čítanie) – žiadne zmeny sa nebudú môcť vykonať




Spustenie presadzovania

Nastavené obmedzenia je potrebné spustiť. Spustenie sa uskutočňuje v tejto časti, a to tak, že sa klikne na tlačidlo Áno, spustiť presadzovanie zabezpečovania. Po stlačení tlačidla sa zobrazí dialógové okno Spustenie presadzovania zabezpečenia, v ktorom treba ešte zvoliť spôsob zabezpečenia. Na výber sú dve možnosti:

• Heslo – ochrana heslom: obmedzenia budú môcť meniť iba používatelia (recenzenti), ktorí poznajú heslo. Heslo je potrebné zadať dvakrát kvôli bezpečnosti.
  Poznámka: Heslo si musíte pamätať! Ak si heslo niekde napíšete, tak kvôli bezpečnosti sa odporúča, aby ste ho odložili na bezpečné miesto najlepšie vzdialené od informácií, ktoré pomáha chrániť. Taktiež sa odporúča používať tzv. silné heslá. Silné heslá sú také heslá, ktoré obsahujú malé aj veľké písmená, symboly a číslice. Nemalo by obsahovať nejaké konkrétne slová, ale náhodnú kombináciu znakov. Heslo by malo obsahovať minimálne 8 znakov, aj keď najideálnejšie by malo heslo obsahovať minimálne 14 znakov. Príklad silného hesla: Bx23rh!u9Nm.
• Overenie používateľom - obmedzenia môžu zmeniť alebo odstrániť len overený vlastníci. Pri vybraní tejto možnosti sa zobrazí dialógové okno Prihlásenie na používanie služby, ktoré obsahuje úvod do správy prístupových práv k informáciám. Ďalej už treba postupovať podľa pokynov.







Po zabezpečení obsahuje bočný panel časť Povolenia (viď obráuok 52_8), kde je užívateľ informovaný o tom, že dokument je chránení pred neúmyselným vykonaním úprav. Okrem toho poskytuje informácie aj o povolených úpravách.

Ako odstrániť obmedzenia

Obmedzenia sa odstránia zastavením zabezpečenia, pričom zabezpečenie zastavíme, keď klikneme na tlačidlo Zastaviť zabezpečenie, ktoré sa nachádza v spodnej časti panela Obmedziť formátovanie a úpravy. Zastaviť zabezpečenie môže iba oprávnený užívateľ. Ak sú obmedzenia chránené heslom, tak je nutné zadať správne heslo.

Bočný panel zavrieme, keď klikneme na tlačidlo s krížikom, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu panela.