Kontrola pravopisu v Exceli 2007

Program Microsoft Office Excel 2007 nám umožňuje uskutočniť kontrolu pravopisu v celom hárku alebo v ktorejkoľvek jeho časti.

Vykonanie kontroly pravopisu je vhodné najmä vtedy, ak chceme realizovať komplexnú korektúru textu. Bunky obsahujúce vzorce nie sú do kontroly pravopisu zaradené.

Postup vykonania kontroly pravopisu:

1. Vyberieme oblasť, ktorú chceme skontrolovať. Ak chceme, aby program Excel 2007 skontroloval celý hárok, klikneme do ľubovoľnej bunky v príslušnom pracovnom hárku. Pokiaľ si prajeme skontrolovať len určitú oblasť, klikneme do prvej bunky danej oblasti a za držania ľavého tlačidla myši označíme kurzorom zvyšok buniek, ktoré majú byť podrobené kontrole. Ak oblasť vybraná na kontrolu pravopisu obsahuje aj skryté bunky, program Excel 2007 skontroluje aj tie.
2. Na karte Posúdiť v skupinovom rámčeku Korektúra klikneme na položku Pravopis, ako to vidíme na obrázku 109_1.

Ak program Excel 2007 nájde akúkoľvek chybu pravopisu, otvorí sa dialógové okno Pravopis, ktoré je zobrazené na obrázku 109_2.

Každú nájdenú chybu môžeme odstrániť rôznymi spôsobmi.

• Ak chceme opraviť chybu použitím jedného z navrhnutých slov, vyberieme slovo v zozname Návrhy a klikneme na položku Zmeniť.
• Chybu môžeme opraviť aj sami. Postupujeme nasledovne. Upravíme slovo v poli Nie je v slovníku a klikneme na položku Zmeniť.
• Ak si prajeme, aby určitú chybu program Excel 2007 opravoval automaticky, vyberieme správne slovo v zozname Návrhy a klikneme na položku Automatické opravy.
• Niekedy sa stane, že chceme chybu ignorovať. Program Excel 2007 nám ponúka aj túto možnosť, pričom môžeme ignorovať len jeden výskyt daného slova a prejsť na nasledujúcu chybu, vtedy klikneme na položku Ignorovať raz. Ak chceme ignorovať všetky výskyty príslušnej chyby, klikneme na položku Ignorovať všetky.
• Niekedy sa môže stať, že program Excel 2007 dané slovo nemá zahrnuté v hlavnom slovníku a tak za chybné vyznačí aj správne slovo. Ak sme v takej situácií, klikneme na položku Pridať do slovníka. Program Excel 2007 dané slovo pridá do hlavného slovníka a nebude príslušné slovo označovať za chybné.

Pri kontrole pravopisu sa porovnávajú slová, ktoré sa nachádzajú v príslušnom hárku so slovami, ktoré obsahuje hlavný slovník. Hlavný slovník však obsahuje len bežné slová, preto sa pri kontrole pravopisu môže stať, že za chybné budú vyznačené rôzne odborné termíny. Takejto situácii môžeme predísť vytvorením vlastného slovníka a pridaním slov do vlastného slovníka. Môžeme tak vytvoriť viac vlastných slovníkov, ktoré budú obsahovať slová z odlišných odborných oblastí, napríklad môžeme vytvoriť slovník, ktorý bude obsahovať odborné slová z oblasti informačných technológií, z oblasti zdravotníctva a podobne. Výhodou vlastného slovníka je, že je ho možné ľahko zálohovať a použiť napríklad pri preinštalovaní alebo aj pri upgrade balíka Office na vyššiu verziu. Už raz vytvorený slovník je možné nainštalovať na ľubovoľný počet počítačov. Je potrebné si uvedomiť, že akákoľvek zmena slovníka v jednom programe balíka Office sa automaticky prejaví aj v jeho ostatných programoch.

Aby sme mohli do vlastného slovníka pridať slová, musíme povoliť vlastné slovníky. Postupujeme nasledovne:

1. V ponuke tlačidla Office klikneme na položku Možnosti programu Excel, tak ako to vidíme na obrázku 109_3.





2. Zobrazí sa dialógové okno Program Excel - možnosti, ktoré vidíme na obrázku 109_4. Klikneme na položku Kontrola pravopisu a gramatiky. Ak je políčko Návrhy len z hlavného slovníka začiarknuté, kliknutím do políčka zrušíme začiarknutie.



3. Klikneme na tlačidlo Vlastné slovníky. Zobrazí sa dialógové okno Vlastné slovníky zobrazené na obrázku 105_5, kde je potrebné skontrolovať, aby bolo začiarknuté políčko vedľa slovníkov, ktoré chceme použiť. Ak chceme vytvoriť nový slovník, klikneme na tlačidlo Nové. Otvorí sa dialógové okno Vytvoriť vlastný slovník zobrazené na obrázku 109_6. Do poľa Názov súboru napíšeme názov nového slovníka a klikneme na tlačidlo Uložiť.

Postup pre pridanie slov do vlastného slovníka:

1. V dialógovom okne Vlastné slovníky vyberieme slovník, ktorý chceme upraviť.
2. Klikneme na položku Upraviť zoznam slov. Do poľa Slová napíšeme príslušné slovo a klikneme na tlačidlo Pridať. Ak by sme chceli z vlastného slovníka odstrániť slovo kliknutím ho vyznačíme v poli Slovník a klikneme na tlačidlo Odstrániť. Program Excel 2007 nám umožňuje aj odstrániť všetky slová z vlastného slovníka, danú akciu dosiahneme kliknutím na tlačidlo Odstrániť všetko.

V článku sme si ukázali postup pri kontrole pravopisu v programe Excel 2007.