Práca s väčším množstvom údajov bez kontingenčných tabuliek je asi nepredstaviteľná a preto sú KT veľmi dôležitým nástrojom, ktorý sa oplatí ovládať.
Kontingenčná tabuľka je nástroj, ktorý z neusporiadaných údajov dokáže vytvoriť jednoduchú a prehľadnú, ale najmä živú a dynamickú (možnosť jednoduchej zmeny) tabuľku, ktorá umožňuje nahliadať na zdrojové údaje z rôznych hľadísk, definovať a vyhľadávať rôzne vzťahy, trendy a analyzovať údaje z veľkého počtu pohľadov. Kontingenčná tabuľka je vynikajúcim prostriedkom programu Microsoft Excel 2007 pre analýzu dát.
Kontingenčná tabuľka je špecifickým, špeciálnym druhom tabuľky, ktorá sa tvorí z iných zdrojových údajov. Ako sme spomínali je dynamická, čiže je ju možné meniť podľa vlastných požiadaviek a nárokov, resp. potrieb. Na zdrojové údaje sú kladené požiadavky, ktoré musia spĺňať, aby sme výhody kontingenčnej tabuľky mohli využiť v plnom rozsahu.
Štruktúra zdrojových dát a iných zoznamov
V tomto prvom článku sa budeme zaoberať práve štruktúrou zdrojových dát a iných zoznamov, najmä ich správnym vyplnením.
Prvým a veľmi dôležitým faktom je, že zdrojové údaje (zoznam) musia mať vo svojom prvom riadku zadefinovanú hlavičku. Každý stĺpec, ktorý je súčasťou budúcej kontingenčnej tabuľky musí mať svoj názov. Ak ho nemá, kontingenčnú tabuľku nám program Microsoft Excel 2007 nedovolí vytvoriť a zobrazí nám chybové okno upozorňujúce na doplnenie názvu stĺpca v hlavičke.
Pokiaľ máme celú hlavičku vyplnenú (podotýkam, že hlavička môže obsahovať rovnakú hodnotu alebo text v rôznych stĺpcoch – je len potom na užívateľovi, či vie správne rozpoznať rozdielnosť údajov podľa rovnakého názvu stĺpcov), môžeme uskutočniť kontrolu údajov, ktorý zoznam obsahuje. V mnohých prípadoch je kontrola nemožná, keď zoznam obsahuje údaje v tisícoch položiek. Údaje typu číslo, dátum, mena, čas a podobne by mali mať rovnaký formát v jednom stĺpci. Vyhneme sa tak možným problémom, pri tvorbe kontingenčnej tabuľky. V rámci textových údajov by sme mali používať jednotnú zaužívanú systematiku.
Nesprávny príklad
Nesprávny príklad je uvedený v nasledujúcom obrázku:
Správny príklad
Najvhodnejším prípadom by bolo, ak by všetky polia v zozname boli vyplnené nejakým údajom. Mnohé zoznamy ale niektoré údaje neobsahujú, niektoré polia ostávajú prázdne. Takýto prípad pre kontingenčnú tabuľku ale nie je problémovým a dokáže si s takouto prekážkou poradiť. Kontingenčná tabuľka chýbajúce údaje zobrazí nasledovne:
Ako sme už spomínali, vo väčšine prípadov nie je možné kontrolovať údajovú databázu, resp. zoznam pre vysoké množstvo záznamov, už aj preto, lebo častým javom býva, že analyzujeme zoznam z externého prostredia a údajová databáza nám nie je známa, vytváral ju niekto iný. V tom prípade treba mať neustále na pamäti, že výsledky, ktoré nám poskytne KT si treba overiť aj jej inou konštrukciou.
Postup pri zostavení kontingenčnej tabuľky si popíšeme v ďalšom článku.
