Dokument môže obsahovať informácie, ktoré by sa nemali dostať k nepovolaným osobám, a preto by ho bolo nutné chrániť heslom. Taktiež môže vzniknúť požiadavka, aby daný dokument mohli čítať iní používatelia, ale nemohli ho upravovať. Word ponúka nástroje, pomocou ktorých sa spomínané otázky respektíve požiadavky dajú riešiť.
V tomto článku si preberieme všeobecné možnosti ochrany dokumentov vo Worde 2007 .
Všeobecné možnosti
Medzi všeobecné možnosti ochrany dokumentov patrí zadanie hesla na otvorenie, zadanie hesla na úpravy a odporúčanie len na čítanie. Tieto možnosti je možné nastaviť v dialógovom okne Všeobecné možnosti, ku ktorému sa dostaneme nasledujúcim spôsobom:
- Otvoríme dokument, ktorý potrebujeme chrániť.
- Klikneme na tlačidlo Office
- V ponuke tlačidla Office klikneme na tlačidlo Uložiť ako -zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako
- V dialógovom okne Uložiť ako klikneme na tlačidlo Nástroje - pod tlačidlom sa zobrazí ponuka tlačidla
- V ponuke tlačidla klikneme na príkaz Všeobecné možnosti ... - zobrazí sa dialógové okno Všeobecné možnosti
- V dialógovom okne vo vrchnej časti sa nachádzajú už spomínané tri položky pre ochranu dokumentu:
- Heslo na otvorenie
- Heslo na úpravy
- Odporúčané len na čítanie
Heslo na otvorenie
Pokiaľ potrebujeme, aby si dokument neprečítala nepovolaná osoba, tak v časti Možnosti šifrovania súborov pre tento dokument sa nachádza riadok, do ktorého môžeme napísať heslo, ktoré bude potrebné pri ďalšom otváraní dokumentu zadať. Postup ilustruje obrázok 51_2.
Po vykonaní všetkých piatich krokoch je potrebné dokument uložiť ( CTRL + S). Pri ďalšom otvorení dokumentu už bude potrebné zadať heslo. Pri otváraní sa zobrazí okno ( viď obrázok 51_3), do ktorého treba zadať požadované heslo. Bez hesla sa dokument nezobrazí.
V prípade potreby môžeme heslo kedykoľvek vymazať . Stačí, keď v dialógovom okne Všeobecné možnosti jednoducho vymažeme bodky znázorňujúce heslo, potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK a uložíme dokument ( CTRL + S). Pri ďalšom otvorení už nebude Word pýtať žiadne heslo.
Heslo na úpravy
Môže nastať situácia, že bude potrebné, aby užívateľ mohol daný dokument otvoriť, ale nemohol uložiť zmeny, ktoré vykonal úmyselne alebo neúmyselne.
Po vykonaní všetkých piatich krokoch je potrebné dokument uložiť ( CTRL + S). Pri ďalšom otvorení dokumentu sa zobrazí okno ( viď obrázok 51_5), ktoré bude pýtať heslo na úpravy. Po zadaní hesla sa dokument otvorí a bude možné vykonané zmeny uložiť. Bez zadania hesla kliknutím na tlačidlo Iba na čítanie, sa dokument otvorí v režime iba na čítanie, čo znamená , že vykonané zmeny bude možné uložiť iba pod iným názvom pomocou príkazu Uložiť ako
V prípade potreby môžeme heslo kedykoľvek vymazať . Stačí, keď v dialógovom okne Všeobecné možnosti jednoducho vymažeme bodky znázorňujúce heslo, potvrdíme kliknutím na tlačidlo OK a uložíme dokument ( CTRL + S). Pri ďalšom otvorení už nebude Word heslo na úpravy pýtať.
Poznámka: Heslo na otvorenie a Heslo na úpravy môžeme zadať aj súčasne. Pri otváraní dokumentu, bude Word najprv pýtať heslo na otvorenie a potom heslo na úpravy.
Odporúčané len na čítanie
Zaškrknutím políčka Odporúčané len na čítanie odporučíme dokument na čítanie.
Po vykonaní všetkých krokov je potrebné dokument uložiť ( CTRL + S). Pri ďalšom otváraní dokumentu sa bude zobrazovať okno ( obrázok 51_7 ), ktoré bude informovať užívateľa, že dokument je odporúčaný len na čítanie a bude sa pýtať Vás pýtať, či sa má otvoriť iba na čítanie. Kliknutím na tlačidlo Áno akceptujeme odporúčanie a dokument sa otvorí v režime len na čítanie a prípadné zmeny bude možné uložiť iba pod iným názvom cez príkaz Uložiť ako. Pokiaľ klikneme na tlačidlo Nie, dokument sa otvorí v bežnom režime a bude možné úpravy uložiť. Pokiaľ si nie sme istý, čo chceme urobiť, tak klikneme na tlačidlo Zrušiť a dokument sa neotvorí.
Poznámka: v rámci zabezpečenia dokumentu odporúčame prečítať aj článok Ako obmedziť formátovanie a úpravy vo Worde 2007. Obsahuje informácie o ďalších možnostiach zabezpečenia dát v dokumente.
