V článku si ukážeme, ako funguje overovanie údajov v Exceli 2007. Pomocou overovania údajov ovládame, aký typ údajov môže byť do bunky zadaný používateľom.
Overovanie údajov slúži na definovanie obmedzení, ktoré údaje môžu používatelia zadať do bunky. Môžeme tým napríklad zabrániť zadávať neplatné údaje alebo údaje mimo prípustný interval hodnôt.
Vykonanie overenia údajov
Na karte Údaje v skupinovom rámčeku Nástroje pre údaje klikneme na položku Overenie údajov, tak ako to vidíme na obrázku 124_1.
Klikneme na položku Overenie údajov a z roztvoreného zoznamu, ktorý vidíme na obrázku 124_1, vyberieme položku Overenie údajov. Po kliknutí sa zobrazí dialógové okno Overiť údaje, zobrazené na obrázku 124_2.
V dialógovom okne Overiť údaje klikneme na karte Nastavenia na rozbaľovacie pole Povoliť. Otvorí sa zoznam zobrazený na obrázku 124_3, v ktorom vyberieme jednu položku. Ak si prajeme, aby program Excel preskočil prázdne bunky, necháme políčko Preskočiť prázdne bunky začiarknuté. Podľa zvolenej položky z rozbaľovacieho poľa Povoliť nastavíme ďalšie parametre.
Na karte Vstupná správa, ktorú vidíme na obrázku 124_4, zadáme údaje, ktoré budú zobrazené, ak užívateľ klikne do príslušnej bunky v pracovnom hárku. Do poľa Názov napíšeme názov správy. Znenie správy napíšeme do poľa Vstupná správa.
Na karte Chybové hlásenie klikneme do rozbaľovacieho poľa Štýl a vyberieme jeden z troch štýlov. Karta Chybové hlásenie je zobrazená na obrázku 124_5 a zobrazenia štýlov na obrázku 124_6 .
Ak vyberieme štýl Zastaviť, zabránime používateľovi zadať do bunky neplatné údaje. Ak zvolíme štýl Upozornenie, upozorňujeme používateľov, že zadané údaje sú neplatné, ale nebránime im v tom zadať takéto údaje. Podobne ak zvolíme štýl Informácie, informujeme používateľov, že zadali neplatné údaje, ale nebránime im v tom zadať tieto údaje.
Názov pre chybovú správu napíšeme do poľa Názov a do poľa Chybové hlásenie zadáme text chybového hlásenia. Chybová správa sa zobrazí, ak užívateľ zadá do bunky údaj, ktorý nespĺňa overovacie kritériá na karte Nastavenia.
Pre potvrdenie zmien, ktoré sme v dialógovom okne Overiť údaje vykonali, klikneme na tlačidlo OK.
Praktický príklad overenia údajov
Chceme, aby používateľ zadal do bunky dátum narodenia svojich rodinných príslušníkov. V rozbaľovacom poli Povoliť vyberieme položku Dátum a v rozbaľovacom poli Údaje vyberieme možnosť je medzi. Keďže chceme, aby užívateľ mohol zadať aj dátum narodenia svojich rodičov, do poľa Dátum začatia zadáme 1.1.1900. Užívateľ môže zadať aj dátum narodenia dieťaťa, ktoré sa mu narodilo v deň zadávania dátumu. Preto do poľa Dátum ukončenia nezadáme pevnú hodnotu, ale použijeme funkciu =TODAY(), ktorej návratovou hodnotou je aktuálny dátum. Karta Nastavenia je zobrazená na obrázku 124_7.
Na karte Vstupná správa zadáme parametre ako to vidíme na obrázku 124_8.
Na karte Chybové hlásenie vyplníme údaje podľa obrázka 124_9.
Klikneme na tlačidlo OK.
Klikneme do bunky, zobrazí sa vstupná správa, tak ako to vidíme na obrázku 124_10.
Ak zadáme nesprávnu hodnotu, zobrazí sa chybové hlásenie, ktoré vidíme na obrázku 124_11.
V článku sme si ukázali, ako sa v programe Excel 2007 overujú vstupné údaje. Overovanie údajov je veľmi užitočné, ak zdieľame zošiť s inými užívateľmi a chceme zabezpečiť správnosť zadaných údajov.
